AIを活用して議事録作成の負担を減らし、業務効率化を図る方法を紹介。LINE WORKS AiNoteのフリープランを活用し、文字起こしから議事録作成までを自動化する利点について解説。
本連載は生成AIをこれから活用しようとしている方たちのために、生成AIの基本やコピペしてそのまま使えるプロンプトなどを紹介。兎にも角にも生成AIに触り始めることで、AIに対する理解を深め、AIスキルを身に着けて欲しい。AIを活用するなら、まずは手間を減らしたいタスクに活用することをお勧めする。実際に、目の前の作業時間が短くなれば、AIの有用性を体感でき、AIを活用しようというモチベーションが上がるからだ。いくつか、考えられるが、今回は「 議事録 の作成」を取り上げる。新人に任せる建前の理由はいくつかある。業務の内容や業界の事情に対する理解を深め、社内で行われる会議の作法を学び、会議の内容を腹落ちさせるのが目的というもの。そして、上司は新人がどのくらい会議の内容を把握したのかをはかることもできる。 しかし、この 議事録 作成はとても作業負荷が高い。1時間の会議を録音し、きちんとした 議事録 を起こすには、まず3～5時間かけてテキストに起こす必要がある。その後、要約しながら重要ポイントを抜きだしてコピー＆ペーストし、体裁を整えていく。慣れていなければ、1日がかりの作業となるだろう。
それでも議事録が社内で共有されて活用されて評価されるなら、まだいい。ほとんどの場合、議事録は作成することが目的となっており、二度と日の目を見ることはない。新人だとしても、ちょっとモチベーションの上がらないタスクだろう。がお勧めだ。これまでの「CLOVA Note β」として提供されてきた文字起こしAIサービスで、個人事業主やフリーランス向けにフリープランも用意されている。現在はサービスの移行期間中で、2025年3月下旬に「CLOVA Note β」のβ期間が終了し、2025年春頃に正式版「LINE WORKS AiNote」の有料プランがリリースされる予定だ。とはいえ、もちろん今でもフリー使えるので試してみよう。「LINE WORKS AiNote」のウェブサイトから「今すぐはじめる」をクリックしアカウントを作成する。ログインできたら、録音した音声ファイルをアップロードしよう。日本語以外にも、英語、韓国語、中国語の文字起こしもできるので、その際はプルダウンメニューから変更しておく。録音時間は最長で180分なので、長時間の総会やセミナーの文字起こしをするなら録音を分割しておくこと。対応するファイル形式は、.m4a、.mp3、.aac、.amr、.wavとなる。ファイルをアップロードすると自動的に変換が始まり、しばらく待つと文字起こしが表示される。ウェブサイト上で、文字起こしを修正することができる。発言者ごとに「参加者 1」のように話者分離されているので、名前を一括変換しておくと議事録を作りやすくなる。また、音声を誤認識している部分はクリックすると再生されるので、直接修正できる。問題なさそうであれば、右上の矢印アイコンをクリックし「音声記録をダウンロード」をクリック。文字起こしのテキストファイルをダウンロードしよう
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