群馬県庁、全会議室スマートロック設置で鍵をデジタル化 98%が「便利になった」と回答、会議のたびに「10～20分」の短縮を実感 株式会社ビットキーのプレスリリース
あらかじめ、全会議室の鍵の解錠が可能なカードキーを各課に配布。Outlookカレンダーで会議室を予約した後に、各課で保有しているカードキーを持って会議室に行くことで鍵の解錠が可能となります。会議室利用後は、鍵を締めてカードキーを各課に戻します。スマートロックの導入により、鍵を受け渡すための移動が不要となり、会議時間を有効に活用することが可能となりました。また、17時15分の定時以降など急な会議開催でもスムーズに会議室の利用が可能となりました。群馬県庁では、全会議室への導入に先立ち、一部の会議室で試験導入を行い、利用者へのアンケートを実施しました。本アンケートの結果では導入前後の変化について「便利になった」という回答が98%となったほか、従来の運用方法と比較した場合の、１会議あたりの時間短縮効果について「10分以上」と回答した方が63.
また、鍵を管理する側の業務効率化にも大きく貢献しています。従来は一日約20件の鍵受け渡しの手間と、鍵返却が遅れている場合に催促する負担が有りましたが、それらがなくなり、一日あたり１時間から２時間程の業務を削減できました。ビットキー社にはカードキーの権限設定などを丁寧にサポートいただき、予定よりも早期かつスムーズに導入することができました。物理鍵にまつわる課題は会議室に限らず様々あります。今後も職員の働きやすさ向上に繋げるための業務効率化を進めていきたいと思います。■今後の展望 今後、群馬県庁では企業が入居するコワーキングスペースのセキュリティシステムの一元化や、公用車の物理鍵の管理のデジタル化も視野に、職員の働きやすさ向上に繋がる業務効率化を進めていく予定です。ビットキーは今後も地方公共団体のDXや業務効率化に貢献するサービスを提供してまいります。
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