「LINE WORKS」の連載第145回は、長期間の休業中の社員と情報のやりとりをスムーズにするためのTips。テキストメッセージでの履歴保持と掲示板の活用が効果的。
仕事で使える ビジネス 版LINEである「 LINE WORKS 」の連載では、アカウント作成の基本から ビジネス シーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第145回は、 LINE WORKS を使って、長期間の休業を取得している従業員と コミュニケーション を取る方法について紹介する。
近年、男性の育休が推奨されるようになったこともあり、出産、育児や介護のため、長期間の休業を取得する人が増えている。休業期間中はPCやスマホなどの会社貸与品の返却が必須である企業は少なくないだろう。セキュリティの観点から、社内情報へのアクセスは社内ネットワークからのみ、もしくはVPN接続を通じた会社PCの使用に限られることは多く、この場合、休業中の社員は社内情報にアクセスができなくなってしまう。そのため、休業中の社員への情報伝達には、担当者が私用のメールアドレスや電話番号に個別で連絡するという作業がどうしても発生してしまう。育児休暇を取っているメンバーでも会社の情報にアクセスできる電話の場合もお互いの都合が合わず、折り返し連絡が多発する、ということにもなりかねない。話した内容を失念してしまい、確認したくても、相手によっては同じことを二度聞くのは躊躇してしまうこともある。また、口頭だと、言った言わないのトラブルが発生する可能性もある。給与などの手続きに関するやりとりもある休業中の連絡は、テキストで履歴を遡れるようにしておいた方がいいだろう。
休業中の社員と働いている社員が、お互いに相手が「忙しいかな…」と気を遣って、連絡するのを避けてしまうこともあるだろう。そんな時にトークを使えば、お互いに自分の都合がいいときに確認や返信ができる。履歴も残るので、行き違いもない。休職者ともLINE WORKSで気軽に連絡できる LINE WORKSで気軽にトークできるとはいえ、同じような内容について都度トークでやりとりするのは手間がかかってしまう。必須の手続きや書類の書き方、FAQなどは掲示板にまとめて掲載しておけば、休業中の社員がいつでも自分で情報を確認できるのでお勧めだ。
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