ヤバイ、会議室空いていないじゃん──。出社回帰が進む昨今、多くの企業やビジネスパーソンを悩ませているのが「会議室空いていない問題」だ。この問題は、新型コロナウイルスが流行する前から長年問題視されているが、一向に解決の気配がない。
価格は予約が集中する時間帯や会議室の予約数、設備などさまざまな要因から日々自動で調整される。これまでは参加人数が少ないのに大きい会議室を利用する、実際の会議よりも長い時間予約するといった課題があった。ポイント制の導入により、利用者は希望条件を満たす中でより価格の安い会議室を選ぶようになり、行動変容が起こると見込んでいる。こだわり予約では、希望条件に合う会議室を選んで予約する。一方おまかせ予約は、希望条件を入力するだけで予約が完了する。予約状況に合わせてシステムが最適な会議室を割り当て、前日に会議室を確定する仕組みだ。予約方法を「おまかせ予約」「こだわり予約」の2種類用意することで、隙間時間問題やオーバースペック問題を解消し、限りある会議室を最大限利用できるようにする
イトーキで実施したReserve Any導入効果シミュレーションでは、午前9～午後6時における会議室の平均稼働率が36.2ポイント、1週間当たりの会議時間数が1340時間増加。同システム導入により、希望通り予約が出来ない割合は14.8ポイント減少するなどの効果が見られた。コロナ禍を経て、オフィスを縮小した企業も少なくない。加えて、Web会議需要も増加した。出社回帰の流れが強まる中、会議室のリソースをいかに確保していくかは、多くの企業にとって早急に解決すべき課題だ。この課題をいかに解決できるかが、今後のオフィス関連システムのトレンドの一つになるかもしれない。
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