株式会社TOKIUM、「契約管理に関する実態調査」を実施 株式会社TOKIUMのプレスリリース
次に、紙と電子の割合が契約書の管理にどのように影響を与えるかを分析したところ、「4割以上6割未満紙で扱っている」場合に、契約書が管理できていないと回答した人が30.7%と最も多くなる結果になりました。紙と電子が同程度の場合には、二重での管理から逃れられず、契約書を適切に管理できない状況が生まれると推測されます。「契約書の確認が必要な場面で検索に時間がかかった」、「監査の際に必要な情報の提供に時間がかかった」といった業務の効率化をさまたげる問題や「適切に管理ができていないことによって紛失が発生した」や「過去の契約書で暴排条項に漏れがないか把握ができていなかった」など、適切な管理が行えていないことで重大なリスクへとつながりかねない問題が発生していることもわかりました。
また、「更新時期を把握できておらず、継続可否の判断に十分な時間が取れなかった」や「意図せぬ自動更新により無駄な支出が発生した」と回答する人も複数おり、契約書が管理できていないことで、企業の支出面にも影響を与えることが明らかになりました。今回の調査から、約75%の企業で紙と電子の契約書が混在しており、紙と電子の二重管理が一般化しているという結果になりました。また、紙と電子の数が同程度の時に、最も契約書を管理できないことが分かりました。さらに、契約書を管理できていないと答えた企業の約85%は、「契約書の管理ができていないことに起因する問題が発生した」と回答し、その中には紛失や意図しない支出など企業にとって重大な問題が起きていることも明らかになりました。
2024年中にはフリーランス保護法の制定が予定され、契約書の管理は企業にとって、ますます重要な課題になると考えられます。また、契約の管理を適切に行うことは、不要な契約の選別や自動更新による予期せぬ出費を防ぐなど、経営面でも欠かせない要素のひとつだといえます。 TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」はクラウド上で紙や電子の契約書を一元管理し、項目ごとに契約書を検索して閲覧することが可能です。こうした一元管理や検索性の担保により、契約管理業務の効率化だけでなく、企業のガバナンス強化と支出の最適化を実現します。TOKIUM契約管理は、電子および紙の契約書をクラウド上で一元管理するサービスです。紙の契約書は製本された状態でTOKIUMがスキャンし、データ化と保管も行います。またAIにより契約書の全文をデータ化し、取引先名や契約期間などの項目を自動で抽出します。さらに、約540万社以上の企業情報が登録されているデータベースと連携し、取引先情報が自動で更新されるため、マスタ情報のメンテナンスにかかる工数を削減します。これにより、契約管理業務の効率化を実現します。株式会社TOKIUMは、「未来につながる時を生む」を志に、企業の支出にまつわる情報を一元管理し、支出領域の課題解決を実現するDXサービスを提供しています。主なサービスとして、請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」、経費精算クラウド「TOKIUM経費精算」、文書管理クラウド「TOKI
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