今回が本連載の最終回となります。実際のところ、チームとして本格的にプロジェクト・タスク管理を実践するのは初めてだったので、さまざまな発見や反省がありました。約1年半の実践で気づいたこと、難しかったことを、読者の皆さんに共有します。筆者の実感を“忖度なし”で語りましょう！
編集部におけるBacklog活用の中心となったのは「記事制作の進捗管理」です。 各メンバーが常に5～10本ほどの記事制作タスクを抱え、並行して進めているので、まずは進行漏れやスケジュール遅延をなくそう、そしてお互いに進捗がチェックできるよう可視化しようと考えたのが、Backlog導入のきっかけでした。
それまで、編集部におけるプロジェクト・タスク管理は“場当たり的”なものでした。 全員共通の統一された管理方法がなく、プロジェクトごとに、必要に応じてスケジュール表やタスクリスト、ドキュメントを共有するような状態でした。 当然ですが、こうした環境だと情報が分散してしまいます。 スケジュールや共有資料の確認が必要になるたびに「アレはどこだっけ……？
」と探し回ることになりますし、見つからなければ相手に尋ねて、もう一度共有してもらうことになります。 細かい時間のムダが積み重なっていました。 まず「ここにプロジェクトの情報がまとまっている」という“共有の情報庫”を作ることで、各メンバーが情報を探すムダな時間が減らせます。 タスクをほかのメンバーに引き継いだり、プロジェクトに新規メンバーが参加したりする場合も、「ここを見て」と伝えるだけなので断然ラクです。
そして、過去の実績もここに蓄積されますから、ほかのメンバーも含めてその知見を参考にできます。 Backlogは、幅広い業務で使えるようデザインされた汎用的なツールです。 それゆえに、テンプレートという“道しるべ”がなければ、初めて触るユーザーは「何を記入すればよいのか分からない」と迷ってしまいます。 ほとんど見出しと注意書きしか書いていないような簡素なテンプレートですが、これがあることで、わざわざ説明しなくても「どんな情報を記入してほしいのか」「何をやってはいけないか」が伝わり、メンバーが自発的に情報を入力してくれるようになりました。
今後のBacklogに期待することとしては、職務やタスクごとの「標準テンプレート」が、利用スタート時からすでに用意されているとうれしい、ということです。 そうなれば、もっと「テンプレートの価値」に気づくユーザーが増えると思います（どうですか？ ヌーラボさん）。
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